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院长办公室(外事办公室)简介


 

院长办公室外事办公室)学院行政的综合办事机构,以“服务、求实、规范、创新、高效”为宗旨。其主要职能是围绕学校中心工作,积极发挥学院领导班子的参谋助手作用;把握大局,服务领导,服务部门,服务基层;做好组织协调、督查督办、公文处理、信息沟通、信访接待、机要保密、对外联络、重要活动组织、综合管理服务和领导交办的其他工作。

院长办公室(外事办公室)现有6人,主持工作副主任1人,正科级秘书1人,机要秘书1人,档案管理员1人,内勤1人,文印人员1人。

(一)院长办公室职能

一、协助院领导了解、研究学院行政各项工作,深入基层、调查研究,收集可靠的信息和资料,为领导决策提供咨询意见,当好院领导的参谋。

二、负责组织起草学院行政工作的计划、报告、总结、决议和通知等;负责组织制定学院行政工作的规章制度并了解督查其执行情况;以学院名义发布有关行政事务的公告、通知等;做好学院大事记的记录整理工作。

三、负责组织、安排行政各类办公会议,做好记录,根据情况发出会议纪要、并检查会议决定的执行情况;指导、督促各部门拟订工作计划和进行工作总结。

四、负责行政行政公文的审阅、督查工作。

五、负责组织、协调多部门共同办理的综合性工作。

六、协助我院组织召开全院性的会议和开展重大的活动。

七、负责接待、安排上级领导机关、院外兄弟单位的参观、访问和对外联络工作。

八、负责全院公文打印和信件、公函、电报的收发、机要通讯等工作,管理学院收发室、文印室。

九、掌管使用学院行政印章和行政领导印章,负责审定行政部门印章的刻制,开具对外行政介绍信。

十、负责全院文书档案的定期收集、立卷、归档、统计、保管、利用和保密工作,管理好学院档案室。

十一、完成院领导交办的其他工作

(二)外事办公室职能

外事办公室是学院执行涉外政策、协调国际交流与合作事务的职能部门和办事机构,与国际教育合作与交流中心共同完成有关工作。主要职责是:

一、管理并协调全校涉外工作,协助国际教育合作与交流中心开展对外学术交流;

二、加强涉外纪律教育,制定涉外工作规章制度并组织实施;

三、与国际教育合作与交流中心共同负责国际合作、区域合作、校际交流工作以及短期专家的聘请、管理和协调工作;

四、负责学校因公出国(境)人员护照、签证(通行证)报批及管理服务工作;

五、与国际教育合作与交流中心共同负责国外专家学者来访、讲学、科研的组织与接待工作;

六、协助国际教育合作与交流中心开展外籍教师管理及服务、学生出国留学咨询及服务工作。

七、完成上级部门和学校领导交办的其他工作。




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